Definisi Presentasi
Presentasi merupakan suatu komunikasi di hadapan audiens untuk menyampaikan suatu gagasan, ide, atau materi.
Persiapan Sebelum Melakukan Presentasi
Terdapat lima persiapan yang dapat dilakukan sebelum presentasi, yaitu:
- Menetapkan gaya presentasi yang digunakan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
- Mengetahui latar belakang, karakteristik, pengetahuan, dan kebutuhan audiens agar dapat dengan mudah menyiapkan bentuk komunikasi yang sesuai.
- Menentukan dan mencantumkan pesan utama dalam slide presentasi.
- Menyusun cakupan materi secara jelas dan terstruktur, mulai dari pembukaan, pembahasan, hingga penutup.
- Membuat slide presentasi dengan desain yang sederhana, tetapi menarik dan relevan dengan materi yang dibawakan.
Hal yang Perlu diperhatikan Saat Melakukan Presentasi
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan saat melakukan presentasi, yaitu:
- Memerhatikan komunikasi nonverbal atau bahasa tubuh, seperti melakukan kontak mata dan gerakan tangan saat menjelaskan materi.
- Tidak terus-menerus membaca presentasi. Slide yang ditampilkan hanya digunakan untuk menunjukkan poin-poin yang akan dijelaskan.
- Lakukan komunikasi dua arah, seperti melibatkan audiens dalam presentasi ataupun mengajukan pertanyaan.
Cara Meningkatkan Kemampuan Presentasi
Kemampuan presentasi dapat ditingkatkan dengan beberapa cara berikut, yaitu:
- Banyak berlatih dengan mencoba berbicara di depan cermin ataupun rekan kerja.
- Mengikuti kursus atau seminar untuk meningkatkan kepercayaan diri.
- Melakukan high power body language sebelum memulai presentasi.
Gambar High Power Body Language
Definisi Negosiasi
Negosiasi merupakan suatu proses diskusi yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu masalah dengan cara yang bisa diterima oleh semua pihak yang bernegosiasi.
Tahapan dalam Bernegosiasi
Terdapat tiga tahapan dalam mengaplikasikan kemampuan negosiasi, yaitu:
1. Tahap Persiapan
- Identifikasi tujuan yang ingin dicapai dengan membuat daftar tujuan, kemudian urutkan berdasarkan prioritas.
- Mengumpulkan informasi penting terkait hal yang akan dinegosiasikan yang dapat digunakan sebagai argumen pendukung dan mencari tahu pihak yang terlibat agar dapat membantu dalam menghadapi lawan bicara.
- Susun strategi untuk mendapatkan kesepakatan dengan keuntungan terbesar.
- Memberikan arahan kepada tim agar melakukan peran masing-masing saat negosiasi berlangsung.
- Pilih waktu dan tempat yang sesuai dengan kebutuhan semua pihak.
2. Tahap Pelaksanaan Negosiasi
- Amati suasana, kemudian ciptakan suasana yang positif, akrab, dan santai.
- Tentukan apakah ingin menanggapi proposal pihak lain atau menyampaikan proposal yang telah dibuat untuk membahas tujuan yang ingin dicapai.
- Amati dan pahami bahasa tubuh dari seorang negosiator.
3. Tahap Penutupan
- Pastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama dari kesepakatan yang dibuat.
- Gunakan bantuan mediator jika belum mencapai kesepakatan hingga akhir negosiasi.
Definisi Problem Solving
Problem solving merupakan cara umum yang digunakan banyak perusahaan untuk memecahkan
permasalahan yang berdampak signifikan terhadap proses bisnis perusahaan.
Cara Memperoleh Pendekatan Masalah
- Membuat rangkaian pertanyaan untuk mengidentifikasi dan mengukur permasalahan.
- Kumpulkan sampel data dan lakukan analisis untuk mengetahui akar penyebab masalah tersebut muncul. Hal ini juga berfungsi untuk menentukan solusi agar masalah yang sama tidak terulang kembali.
Metode Memecahkan Masalah
Five Whys
Metode five whys merupakan metode dengan mengulang pertanyaan “mengapa” sebanyak lima kali, hingga menemukan akar penyebab masalah.
Contohnya, ketika tidak bisa mencapai target penjualan. Pertanyaan pertama yang diajukan berupa “mengapa masalah itu terjadi?”. Selanjutnya lakukan analisis dan diketahui bahwa penyebabnya adalah karena kurang promosi. Kemudian, tanyakan kembali pertanyaan “mengapa?” yang kedua.
Lalu, analisis kembali dan diketahui jawabannya karena kurang pemahaman mengenai cara promosi yang efektif. Kemudian, ulangi lagi pertanyaan “mengapa” di setiap jawaban sebanyak 5 kali hingga mendapatkan akar penyebab masalah dan solusinya.
Gambar Contoh 5 Whys
Fishbone Diagram
Fishbone diagram merupakan diagram yang menyerupai tulang ikan yang menunjukan penyebab dari suatu permasalahan. Berikut cara menggunakannya fishbone diagram, yaitu:
- Tulis pernyataan masalah di bagian “kepala ikan”.
- Buatlah garis diagonal atau menjadi sebuah cabang pada garis horizontal utama.
- Pada setiap cabang atau yang disebut “tulang ikan” diisi dengan sebab utama. Sebab utama yang diisikan merupakan penyebab yang sudah dikategorikan.
Gambar Fishbone Diagram
Kategori ini bisa digunakan sesuai dengan kebutuhan, misalnya pada industri jasa biasanya menggunakan 8 kategori (8P), yaitu produk, price (harga), place (tempat), promotion (promosi), people (orang), proses, physical evidence (bukti fisik), serta productivity and quality (produktivitas dan kualitas). Sedangkan, pada industri manufaktur biasanya menggunakan 6 kategori (6M), yaitu machine (mesin atau teknologi), method (metode atau proses), material (bahan), man power (sumber daya manusia), measurement (pengukuran), dan milieu atau mother nature (lingkungan).
Contohnya, ketika mengalami masalah banyaknya keluhan pelanggan, maka buatlah fishbone diagram dengan menggunakan kategori 8P. Pertama, tuliskan masalah “banyaknya keluhan pelanggan” di kepala ikan. Kemudian, buatlah garis horizontal seperti tulang ikan untuk menuliskan penyebab masalah yang sudah diidentifikasi berdasarkan kategorinya. Contoh pada kategori produk, salah satu penyebab masalahnya adalah kualitas produk di bawah standar. Tuliskan hal ini di bagian tulang ikan. Lalu ajukan pertanyaan “mengapa” pada setiap penyebab masalah dan letakkan jawaban di tulang-tulang yang lebih kecil. Lakukan hal yang sama pada semua penyebab hingga memperoleh akar penyebab masalah. Terakhir, cari solusi dari akar penyebab masalah tersebut.
Gambar Contoh Pemecahan Masalah dengan Metode Fishbone Diagram
Definisi Customer Service Action
Customer service action merupakan suatu tindakan dalam memberikan pelayanan yang baik kepada
customer, client, maupun partnership.
Cara Membangun Hubungan dengan Customer
Terdapat beberapa tips untuk membangun hubungan dengan customer secara efektif, yaitu:
- Menjalin komunikasi yang baik dengan customer untuk memahami kebutuhan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
- Memberikan penghargaan berupa diskon atau penawaran khusus kepada customer yang loyal dan setia, agar mereka merasa lebih dihargai.
- Manfaatkan media sosial untuk mendapatkan feedback dan terhubung langsung dengan customer.
- Jadikan kritik dan saran dari customer sebagai kunci kesuksesan perusahaan. Ubah pengalaman negatif customer menjadi pengalaman yang positif.
- Tanyakan feedback secara teratur untuk meningkatkan layanan produk.
Cara Membangun Hubungan dengan Client
Beberapa tips untuk membangun hubungan dengan client sehingga menciptakan client yang loyal adalah, sebagai berikut:
- Membangun kepercayaan pada client, seperti kejujuran dan keterbukaan.
- Membangun kredibilitas perusahaan dengan memahami apa yang dibutuhkan oleh client.
- Pelajari kebutuhan client, serta berikan solusi yang menguntungkan dua belah pihak.
- Membuat konten yang tepat, yaitu konten yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan client.
- Amati respons dan tingkat kepuasan client terhadap layanan atau produk perusahaan.
- Membangun hubungan personal bukan sekadar bisnis, agar client merasa diperhatikan dan dipahami.
Cara Membangun Hubungan dengan Partnership
Berikut beberapa tips untuk membangun hubungan dengan partnership agar bisnis terus berkembang, yaitu:
- Awali bentuk kerja sama dengan mengutarakan apa motivasi dan tujuan yang ingin dicapai oleh masing-masing pihak, sehingga menciptakan visi dan misi bersama.
- Mengidentifikasi kekuatan dan potensi yang dimiliki perusahaan sebagai penawaran kerja sama dan membangun kepercayaan partnership.
- Membangun kepercayaan dengan memberikan hasil kerja terbaik dalam memenuhi komitmen yang telah disepakati.
- Melakukan komunikasi secara teratur karena segala keputusan dan tindakan harus berdasarkan persetujuan kedua belah pihak.
- Membangun transparansi atau keterbukaan agar semua anggota tim bisa saling percaya, tidak merasa curiga, dan jauh dari semua persepsi negatif.
Membangun Percakapan yang Efektif
Ketika menyampaikan suatu hal, dibutuhkan cara untuk membangun percakapan yang efektif agar tidak terjadi kesalahpahaman. Berikut adalah beberapa tips untuk membangun percakapan efektif.
- Berbicara secara singkat dan tertariklah dengan cerita yang akan disampaikan.
- Jangan menggunakan kalimat yang tidak pada intinya atau bertele-tele.
- Tidak menggurui siapapun, tetapi jadilah pendengar yang baik. Sampingkanlah pendapat pribadi dan beri ruang bagi orang lain untuk menanggapi atau bahkan menyanggah argumen kita.
- Tidak mengulang kata yang sudah disampaikan karena pendengar akan merasa bosan.
- Berlatih mendengarkan orang lain, jangan hanya mau didengarkan atau mendengar hal yang menarik saja.
- Fokus terhadap lawan bicara atau tidak multitasking saat melakukan percakapan.
- Gunakan pertanyaan Open-Ended, seperti 5W + 1H (What, Who, When, Where, dan How) agar mendapatkan tanggapan yang lebih luas dan menarik.
- Tetap ikuti alur pembicaraan meskipun kita sedang memikirkan hal lain.
- Jujur apabila tidak tahu atau tidak mengerti topik pembicaraan daripada menanggapi dengan asal.
- Jangan menyamakan pengalaman lawan bicara dengan yang pernah dialami atau mengambil kesempatan untuk membuktikan diri sendiri lebih hebat atau menderita daripada orang lain.
Definisi Stres
Stres merupakan reaksi yang muncul disebabkan oleh tingginya tuntutan yang diterima seseorang dari lingkungannya, saat keseimbangan antara kekuatan dan kemampuan yang dimiliki terganggu.
Penyebab Stres
Berikut beberapa penyebab stres yang biasa terjadi di lingkup pekerjaan.
- Tuntutan pekerjaan dari atasan terlalu berat.
- Konflik dengan rekan kerja karena adanya ketidakcocokan.
- Beban kerja atau target yang terlalu tinggi.
Definisi Manajemen Stres
Manajemen stres adalah suatu keterampilan yang dimiliki seseorang untuk mengantisipasi, mencegah, mengelola, dan memulihkan diri dari stres yang dirasakan karena adanya ancaman ketidakmampuan.
Cara Mengelola Stres
- Sediakan waktu untuk melakukan relaksasi. Teknik relaksasi paling mudah untuk dilakukan adalah teknik pernapasan. Caranya dengan menarik napas dalam-dalam, lalu hembuskan, dan lakukan minimal 3 kali sampai beban terasa berkurang.
- Bersikap lebih asertif dan tegas dalam menyampaikan tentang tugas dan tanggung jawab yang ingin kita pegang kepada atasan.
- Luangkan waktu untuk tidur selama 15 menit di tengah pekerjaan, hal ini setara manfaatnya dengan tidur 3 jam di malam hari. Sehingga, kita dapat meningkatkan energi begitu juga fokus saat bekerja.
- Mengatur kondisi lingkungan kerja, sehingga suasana hati menjadi bagus dan pekerjaan menjadi lancar.
- Melakukan pola hidup sehat, seperti memilih makanan dan minuman yang bisa menurunkan stres, kurangi makanan berlemak, perbanyak makan buah dan sayur, serta berolahraga secara teratur.
- Tidak membawa pekerjaan saat berlibur. Perlu diingat, berlibur atau sekadar bersantai bukan berarti membuang waktu, tetapi memberikan energi tambahan yang akan membuat kita lebih kreatif dan fokus saat bekerja.
Definisi Leadership
Menurut Tead, Terry, dan Hoyt, leadership adalah kegiatan atau seni memengaruhi orang lain agar mau bekerja sama, yang didasarkan pada kemampuan orang tersebut untuk membimbing orang lain dalam mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan kelompok.
Gaya Kepemimpinan
Autocratic
Pemimpin autocratic adalah pemimpin yang memiliki kekuasaan atas pengambilan keputusan, kebijakan, serta pembagian tugas. Sedangkan, anggota tim akan melaksanakan tugas yang telah diberikan.
Bureaucratic
Pemimpin bureaucratic adalah pemimpin yang menjabarkan secara jelas pedoman, proses, dan sistem kerja yang perlu diikuti oleh timnya, serta apa yang diharapkan dari tim yang dipimpinnya.
Charismatic
Pemimpin charismatic adalah pemimpin yang memiliki pesona, cerdas, serta mampu meyakinkan ide dan pendapatnya kepada orang lain.
Coach
Pemimpin gaya coach adalah pemimpin yang rajin berkomunikasi dengan setiap anggota timnya, serta membimbing anggotanya untuk dapat mengembangkan potensi masing-masing.
Democratic
Pemimpin democratic adalah pemimpin yang senang mendorong timnya untuk memberikan ide dan pendapat, serta melibatkan anggotanya dalam pengambilan keputusan.
Laissez-faire
Pemimpin Laissez-faire adalah pemimpin yang biasanya hanya mengarahkan timnya ke arah tujuan yang perlu dicapai, kemudian memberikan kebebasan pada anggota tim untuk menyelesaikan masalah sendiri.
Servant
Pemimpin servant adalah pemimpin yang memprioritaskan kebutuhan tim di atas kebutuhannya. Tugas utamanya adalah menyelesaikan masalah yang dialami oleh tim.
Transactional
Pemimpin transactional adalah pemimpin yang memimpin timnya berdasarkan hasil kerja yang mereka berikan. Jika anggota berhasil memenuhi ekspektasi pemimpin, maka akan mendapatkan penghargaan, sedangkan sebaliknya dengan anggota yang gagal.
Transformational
Pemimpin transformational adalah pemimpin yang mendorong timnya untuk terus berkembang. Jika tim telah berhasil memenuhi misi dan visi yang telah dibuat, maka pemimpin akan menetapkan tujuan yang lebih tinggi lagi, dan terus berkelanjutan.
Visionary
Pemimpin visionary adalah pemimpin yang menyebarkan visinya kepada tim secara berulang untuk menumbuhkan kesepahaman mengenai arah tujuan yang ingin dicapai.
Kompetensi Pemimpin
Berdasarkan survey yang dilakukan oleh Harvard Business Review, ada lima poin kompetensi pemimpin yang harus dimiliki, yaitu:
- Strong ethic and safety: memiliki standar etika dan moral yang tinggi, serta dapat menjelaskan ekspektasi secara jelas.
- Self-organizing: dapat memberdayakan tim untuk menjadi lebih produktif, proaktif, dan meningkatkan kepuasan kerja.
- Efficient learning: dapat bersikap fleksibel serta mau menerima ide baru.
- Nurtures growth: dapat memerhatikan pertumbuhan personal dan profesional, serta membantu anggota timnya untuk menjadi pemimpin selanjutnya.
- Connection and belonging: mampu menumbuhkan sense of connection dan sense of belonging pada anggota timnya.
sumber materi : https://lms.bps.go.id/
Posting by Mohammad Nurdin
