Performance Management

Definisi Performance Management
Performance management adalah suatu proses atau sistem yang digunakan perusahaan untuk mengelola, merencanakan, mengevaluasi, serta meningkatkan kinerja masing-masing karyawan
demi mencapai tujuan perusahaan.

Prinsip Sukses Performance Management

1. Performance management is not an event, but a continuous process. Performance management merupakan proses berkelanjutan yang dilakukan secara terus menerus sepanjang tahun dan setiap saat, sehingga dapat mengidentifikasi, mengukur, dan mengevaluasi hasil kinerja karyawan yang mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
2. Performance management is not only about evaluating, but also encouraging. Proses performance management tidak hanya dilakukan untuk sekadar mengevaluasi, melainkan mendorong karyawan untuk berkontribusi bagi keberhasilan bersama, sekaligus mengembangkan kompetensi karyawan itu sendiri.
3. Performance management ownership is not on leader only, but by both leader and direct report. Performance management melibatkan karyawan dalam perencanaan, evaluasi, hingga kesempatan untuk berdiskusi dengan atasan maupun tim.
4. Performance management takes time. Baik atasan maupun tim perlu meluangkan waktu secara rutin untuk bertemu, baik untuk mendiskusikan perencanaan target, saling memberikan opini dan feedback, maupun mengevaluasi hasil kerja.
5. Performance management is not a judgement court but a growth enabler. Performance management harusnya mendorong pertumbuhan dan bukan untuk menghakimi. Oleh karena itu dalam manajemen kinerja dibutuhkan growth mindset dan bukan fixed mindset.

Definisi OKR
OKR merupakan singkatan dari Objective dan Key Result. Objectives yang berarti tujuan atau sasaran apa yang ingin dicapai. Sedangkan, Key Results adalah tolak ukur, parameter evaluasi, atau target yang lebih spesifik mengenai bagaimana tujuan yang akan dicapai.

Tujuan OKR adalah agar perusahaan dapat merencanakan dan menyelaraskan prioritas kerja sehingga fokus dan usaha yang dikerahkan menjadi terarah dan sejalan dengan tujuan tim, tujuan departemen, dan tujuan perusahaan.

Criteria of Good OKR
Good Objective
1. Berpengaruh untuk kemajuan perusahaan (significant).
2. Benar-benar diterapkan (concrete).
3. Berorientasi pada tindakan nyata dan tidak hanya sekadar harapan (action-oriented).
4. Inspiratif.
Good Key Result
1. Spesifik.
2. Sesuai dengan deadline yang ditetapkan (limited in time).
3. Agresif namun realistis.
4. Terukur dan dapat diverifikasi.

OKR vs KPI
OKR sering disamakan dengan Key Performance Indicator (KPI). Meskipun keduanya sama-sama bertujuan untuk merencanakan target dalam jangka waktu tertentu, tetapi terdapat beberapa
perbedaan antara OKR dan KPI.

OKR

1. Menggambarkan tujuan individu dan tujuan tim yang selaras dengan tujuan perusahaan dan disertai dengan langkah-langkah yang terukur.
2. Digunakan untuk meningkatkan dan mendorong motivasi serta rasa percaya diri karyawan.
3. Fokus pada perkembangan dari segi target maupun pengembangan skill karyawan atau tim.

KPI

1. Bertujuan agar sebuah perusahaan Menyusun target bisnis yang realistik.
2. Digunakan sebagai performance evaluation karyawan.
3. Berorientasi pada output atau hasil kerja karyawan selama kurun waktu tertentu.

Peran One on One Conversation
Menurut Gallup dan Microsoft, 1-on-1 itu penting karena:

1. Dapat menurunkan tingkat disengage karyawan.
2. Dapat meningkatkan engagement level karyawan.
3. Dapat menurunkan tingkat turnover karyawan.

Jenis Kebutuhan Tim
Pada 1on1 conversation, terdapat dua jenis kebutuhan tim, yaitu:
1. Personal Needs (Kebutuhan Pribadi)

• Dihormati dan dihargai, seperti apresiasi atau ucapan terimakasih sebagai bentuk support.
• Kebutuhan untuk didengar dan dipahami.
• Terlibat secara meaningful dalam tim.
• Kebutuhan untuk percaya dan dipercaya.
• Dukungan oleh atasan maupun sesama rekan kerja.

2. Practical Needs (Kebutuhan Praktis)

• Menentukan goals.
• Mengambil keputusan.
• Menyelesaikan konflik.
• Mengembangkan solusi atau memecahkan masalah
• Merencanakan approach penyelesaian pekerjaan atau project.
• Merencanakan implementasi perubahan.
• Menyampaikan feedback dan menyepakati rencana perbaikan.

Cara Memenuhi Kebutuhan Tim
Model interaction essential dari Development Dimensions International (DDI) dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan tim. DDI's Interaction Essential Model ini terbagi menjadi dua, yaitu:
E.E.I.S.S
Digunakan untuk memenuhi kebutuhan personal yang meliputi:

1. Esteem: menjaga atau meningkatkan harga diri tim saat memberikan developmental feedback.
2. Empathy: mendengarkan kondisi tim dan menanggapi situasinya dengan empati.
3. Involvement: melibatkan tim dalam diskusi dan tidak mendominasi.
4. Share: berbagi pikiran, perasaan, dan pengalaman untuk membangun keterbukaan dan rasa saling percaya.
5. Support: memberi dukungan tanpa mengambil alih tanggung jawab tim untuk memikirkan solusi dari feedback yang diberikan.

O.C.D.A.C
Digunakan untuk memenuhi kebutuhan praktis yang meliputi:

1. Open: mengidentifikasi tujuan dari 1-on-1 dan menjelaskan mengapa sesi ini penting.
2. Clarify: atasan dan bawahan saling memberikan informasi terkait situasi atau pekerjaan dan mengungkapkan barriers dan concern dari masing-masing.
3. Develop: menanyakan tim tentang ide dan pemikiran mereka serta mendiskusikan dukungan yang mungkin dibutuhkan tim untuk menyelesaikan masalah yang sedang dibahas.
4. Agree: menyepakati tindakan atau langkah-langkah yang akan dilakukan terkait masalah yang terjadi, termasuk menyiapkan rencana cadangannya.
5. Close: merangkum kembali hal-hal penting dari rencana yang akan dijalankan dan mengutarakan keyakinan atas kemampuan tim untuk memotivasi.

 

Fungsi Menulis Key Achievement

1. Mendukung pencapaian target melalui komunikasi dua arah antara atasan dan tim.
2. Atasan mampu mengapresiasi pencapaian dan merencanakan pengembangan kemampuan karyawan.
3. Atasan dapat melakukan evaluasi kinerja dengan objektif.

STAR Model
Model STAR dapat digunakan untuk menulis key achievement menjadi lebih terstruktur sehingga atasan lebih mudah memahami dan mengevaluasi apa yang ditulis. Model STAR yang dikembangkan oleh Development Dimensions International (DDI) terbagi menjadi 4 bagian, yaitu situation, task, action, dan result.

1. Situation and Task (ST): menjelaskan situasi, masalah, tantangan, tugas, atau project yang dihadapi untuk menggambarkan konteks.
2. Action (A): menuliskan informasi dengan detail, berupa tindakan yang diambil untuk mengatasi situasi, tantangan maupun proyek yang dijelaskan sebelumnya.
3. Result (R): menjelaskan hasil dan dampak dari tindakan yang telah dilakukan pada poin sebelumnya.

STAR/AR Model
Model STAR/AR dapat digunakan untuk menyampaikan hal-hal yang masih menjadi area pengembangan diri. Model STAR/AR terbagi menjadi beberapa bagian, yaitu:

1. Situation and Task (ST).
2. Action and Result (AR).
3. Alternative Action and Result (AR): alternatif dari action dan result, contohnya “Jika pada saat itu saya melibatkan tim post-production dalam pembuatan timeline, maka pengerjaan akan lebih sistematis dan realistis, sehingga keseluruhan video yang di-revamp pasti akan memiliki kualitas akhir yang setara.”

Fungsi Feedback
Ada bebarapa fungsi feedback di antaranya, yaitu:

1. Memperkuat kerja sama tim.
2. Meningkatkan kinerja karyawan secara efektif.

Jenis Feedback
Ada dua jenis feedback:

1. Positive feedback adalah feedback yang disampaikan untuk mengapresiasi kinerja rekan kerja ataupun tim yang dipimpin.
2. Developmental feedback adalah feedback yang disampaikan untuk memberikan saran perbaikan terkait kinerja rekan kerja ataupun tim yang dipimpin.

Cara Menyampaikan Feedback dengan Baik
Model STAR dan model STAR/AR selain dapat digunakan untuk menulis key achievement, juga dapat digunakan untuk menyampaikan feedback. Contoh kasusnya:
STAR Model

1. Situation and Task (ST): “Saya perhatikan di proyek sebelumnya terdapat klien kita yang belum menyiapkan materi untuk dijadikan bahan pembelajaran, sementara waktu untuk menyelesaikan proyek tersebut terbatas.”
2. Action (A): “Saya melihat kamu mengambil inisiatif untuk melakukan riset mandiri dengan mengumpulkan beberapa jurnal dan artikel untuk dijadikan bahan materi. Saya juga melihat kamu mengembangkan materi dan kemudian menyampaikannya ke klien untuk memastikan materinya sesuai dengan yang ingin disampaikan.”
3. Result (R): “Alhasil, proyek tersebut dapat selesai dalam waktu yang ditentukan dan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Klien kita pun merasa puas dengan hasil yang mereka terima. Kerja yang bagus! Pertahankan kinerja baikmu itu ya.”

STAR/AR Model

1. Situation and Task (ST): “Dengan banyaknya inquiry yang masuk ke sistem ticketing, tim kita dituntut untuk merespon segala kebutuhan employee secepat dan setepat mungkin.”
2. Action (A): “Beberapa kali saya melihat kamu merespon keluhan karyawan dan menindaklanjutinya, namun langsung menyatakan bahwa kasus tersebut sudah selesai, padahal sebenarnya masih dalam tahap proses.”
3. Result (R): “Alhasil terdapat kesalahpahaman, dimana karyawan merasa belum dilayani, tapi statusnya sudah ‘DONE’, sehingga complain yang sama masuk kembali ke sistem ticketing.”
4. Alternative Action: “Akan lebih baik jika kamu menjelaskan bahwa keluhannya masih diproses hingga jangka waktu tertentu. Lalu, kamu bisa jelaskan prosesnya untuk mengelola ekspektasi karyawan tersebut, baru kemudian cantumkan ‘DONE’ jika masalah telah benar-benar selesai.”
5. Alternative Result: “Dengan demikian karyawan dapat memahami situasi sebenarnya dengan lebih baik, serta mendapatkan kejelasan dari komplain yang masuk hingga tuntas.”

Tips Memberikan Developmental Feedback dengan Model STAR/AR
Dalam memberikan developmental feedback dengan model STAR/AR, terdapat beberapa tips yang perlu diterapkan, yaitu:

1. Bersikaplah objektif.
2. Berikan feedback berdasarkan data.
3. Jadilah pemberi solusi.

Posting by Mohammad Nurdin